EA.DO.MA staat voor EAsy DOcument MAnagement en dat is exact wat ik binnen uw bedrijf wil realiseren, zodat men nooit lang een bepaald document moet zoeken en men zich nooit de vraag moet stellen of een bepaalde versie de laatste is.
WIE BEN IK?
Ik ben Luc Raes, een burgerlijk Ingenieur bouwkunde UGent
Na een twintigtaljarige carrière in de baggersector was ik sedert 2017 verantwoordelijk voor de software toepassingen, vb. DMS-systemen, die op de middelgrote en grotere binnenlandse civiele werven van JAN DE NUL draaiden. Deze periode stelde me in staat om een aantal technieken te ontwikkelen waardoor Document Management met een minimale inspanning een succes wordt op uw werven.
Begin 2025 heb ik besloten een eigen bedrijfje op te starten dat als doel had andere bedrijven te helpen met hun documentbeheer. mijn ervaring leerde me namelijk dat dit bij veel bedrijven een heikel punt is.
Software ervaring
Waar kan Document Management het verschil maken in uw bedrijf?
1: Document Management spaart veel tijd
Een goede voorbereiding vermijdt tijdverlies in de latere fases
Single point of truth: slechts 1 persoon laadt document op - geen verwarring betreffende versies - reductie van zoektijd
Beperking Outlook mail boxen
2 : Document Management reduceert kosten
Kost systeem:
Voor een klein project: paar GB
Middelgroot project: tiental GB
aan € 150 /GB/ jaar (1 GB= 500 docs à 2 MB/doc)
Vervanging bestaande systemen - energiebesparing
Vermijden van bouwfouten door gebruik QR codes
3 : Document Management is vrij eenvoudig
De basisregels van een DMS zijn in feite heel eenvoudig (bv. Single point of truth), maar vereist wel de nodige discipline van ALLE gebruikers
4: Document Management is ook nuttig voor kleine werven
Standaardisatie binnen de firma
Eenvoudige archivering en creatie as-built dossier
Geen risico op dataverlies
5 : Document Management is veiliger dan mails/ dropboxen
Two Factor Authentication wordt standaard
Controle op data, uitgewisseld met We-transfers / drop-boxen en mails?
6 : Document Management is ook nodig in het geval van een extern systeem
Zekerheid van beschikbaarheid
Belang interne kwaliteitsborging documenten
Minder tijdsverlies voor de interne werking
Projecten
- nieuwe bassissen F35 - Knooppunt A201 x R0
- Oosterweel - ROCO - CERIA Anderlecht
- Brug Suzan Daniel Turn&Taxis - Uitbreiding hoofdkantoor JDN Aalst
Ben je ondertussen nieuwsgierig wat Single Point of Truth is en hoe dit gerealiseerd kan worden, of wil je weten wat een "Blauwe Mercedes" te maken heeft met documentbeheer, aarzel dan niet om te te contacteren?
Traject -wat heb ik te bieden?
Ik ben onafhankelijk, dus niet gelinkt aan een software provider, dus ik kan objectief advies geven, specifiek voor uw bedrijf. Voorts kan ik de brug vormen tussen aannemer en opdrachtgever
• STAP 1 - Inkomend telefoontje of mailtje: Kan ik helpen?
• STAP 2 - Bezoek aan het bedrijf + eerste evaluatie • In kaart brengen van de actuele situatie - verzamelen data en wensen • Aanmaken nota met voorstel van systeem en hoe te implementeren
• STAP 3 – Initiële implementatie van de "Published" omgeving aan de hand van de EA.DO.MA -project template + voorstelling • Opleiding van een standaard gebruikers • Opleiding voor de Admins/SPOCS
• STAP 4 – Verdere opvolging - TBA
• STAP 5 – Help-desk (OPTIONEEL) • Continue begeleiding van de projecten